Digitalizzazione dei documenti cartacei: come funziona e perché è necessaria

L’evoluzione tecnologica ha portato ad un gran numero di cambiamenti, tra cui c’è la progressiva digitalizzazione di tutto ciò che è cartaceo. Con la digitalizzazione è possibile trasformare i documenti in file, da accumulare poi in appositi database. Ciò rende più facile e veloce la consultazione, anche a distanza di anni.

Tra i servizi backoffice offerti da Accueil che ricopre un ruolo molto importante troviamo proprio l’attività di digitalizzazione dei documenti che può portare a una minore perdita di tempo traducendosi in una maggiore produttività.

Le basi della digitalizzazione

Come funziona esattamente la digitalizzazione? Cerchiamo di scoprire, dal punto di vista pratico, come si effettua questa operazione.

Il primo passo è la preparazione dei documenti, che vanno accuratamente controllati per capire se siano effettivamente leggibili o meno. Devono essere tolti tutti quegli elementi che potrebbero rappresentare un ostacolo per la successiva scansione, come ad esempio le graffette.

Dopo che i documenti sono stati preparati si può passare alla digitalizzazione vera e propria, che comincia con la scansione. Oggi gli scanner sanno essere molto precisi e scrupolosi, e permettono di acquisire i documenti in formato digitale con una risoluzione davvero elevata. Ci sono tanti scanner sul mercato, da quelli più grandi e voluminosi ai modelli portatili. La scelta dello scanner da acquistare dipende dal tipo di documenti che si devono digitalizzare.

Tra le principali novità offerte dalla tecnologia ci sono i software di tipo OCR (Optical Character Recognition). Questi programmi riescono a “leggere” i testi presenti sui documenti scansionati, trasformandoli da immagine in documenti veri e propri. In questo modo si possono effettuare delle ricerche molto più affidabili, e i testi possono anche essere modificati a seconda delle esigenze.

Arrivati a questo punto si passa alla realizzazione del database, archiviando i documenti in maniera tale da poterli consultare. Non dimenticate di effettuare anche un backup, che può essere di grande aiuto in caso di compromissione del database originale. In più vanno applicati dei protocolli per la sicurezza, come la crittografia.

I vantaggi della digitalizzazione

Dopo aver illustrato nel dettaglio come funziona la digitalizzazione è il momento di spiegare perché oggi è così importante per le aziende.

Il primo aspetto da considerare è senza alcun dubbio l’efficienza. Dover cercare il documento giusto può diventare una vera e propria perdita di tempo. Pensate quanto può essere difficile trovare il foglio di cui si ha bisogno quando si hanno di fronte armadi pieni di raccoglitori. Con un database digitale basta inserire determinate parole chiave per accedere in pochi istanti a tutti i file che potrebbero essere utili.

Inoltre, un documento digitale può anche essere condiviso, affinché più persone possano consultarlo o lavorarci sopra. Non c’è bisogno di fare fotocopie o di attendere il proprio turno: la consultazione è immediata e libera.

Dal punto di vista pratico si riduce lo spazio necessario per l’archiviazione dei documenti cartacei. Niente più armadi completamenti pieni di fogli, e niente più stanze occupate da archivi sconfinati. Basta un server centrale (di cui vi ricordiamo di fare il backup). In più ci sono anche costi più bassi per la gestione e per il mantenimento: un archivio cartaceo richiede personale addetto proprio alla sua conservazione.