I 5 vizi che frenano la produttività delle imprese

Ad accomunare molte aziende in difficoltà è un fatto curioso: non mancano di volontà, né di competenze. Mancano di ordine. Non l’ordine inteso come disciplina militare, ma quello più sottile, e più raro, di sapere dove si trova un’informazione quando serve, chi deve fare cosa e perché certi processi si inceppano sempre nello stesso punto.

La produttività, nelle imprese reali, si perde raramente in un colpo solo. Si sgretola giorno dopo giorno, per abitudini consolidate che nessuno mette in discussione perché “abbiamo sempre fatto così”.

Quali sono le abitudini sbagliate che si ripropongono più spesso?

I 5 vizi più diffusi nelle PMI

1. Il culto del foglio Excel

Excel è uno strumento straordinario. Il problema non è lui, è l’uso che se ne fa. Nelle PMI, i fogli di calcolo diventano spesso archivi informali, database improvvisati, strumenti di reportistica manuale. Ognuno ha la propria versione, aggiornata in momenti diversi, con criteri diversi. Il risultato è che nessuno sa mai con certezza quale sia il file corretto su cui leggere i dati.

2. La riunione come sostituto del processo

Quando i processi non sono chiari, si compensa con le riunioni. Si convoca un meeting per allinearsi su informazioni che dovrebbero essere già condivise, per risolvere problemi che si ripetono ogni settimana, per prendere decisioni che potrebbero essere automatizzate. Le riunioni non sono il problema: lo sono quando diventano l’unico modo per fare circolare le informazioni.

3. La dipendenza dalla persona giusta

“Chiedi a Marco, lui sa come funziona.” Ogni azienda ha il suo Marco: la persona che conosce la procedura, ricorda la password, sa dove sta il documento. È una risorsa preziosa, e anche un rischio enorme. Quando la conoscenza operativa è concentrata in singole persone invece che nei processi, basta un’assenza per bloccare tutto.

4. L’aggiornamento a posteriori

I dati vengono inseriti tardi, a fine giornata o fine settimana, quando ormai le decisioni sono già state prese su informazioni vecchie. La contabilità non rispecchia la situazione reale, il magazzino virtuale non corrisponde a quello fisico, i report arrivano quando il momento utile è già passato. È un ritardo cronico che nessuno percepisce come urgente, finché non lo diventa. Software come Arca Evolution, distribuito e implementato da Insoft Osra, nascono proprio per eliminare questo scarto: i dati si aggiornano nel momento in cui le operazioni avvengono, non quando qualcuno trova il tempo di inserirli.

5. Gli strumenti che non si parlano

Un software per la contabilità, uno per il magazzino, uno per i clienti, le email per tutto il resto. Ogni reparto lavora bene nel proprio perimetro, ma il passaggio di informazioni tra un’area e l’altra avviene a mano, con tutti gli errori e i rallentamenti che questo comporta. È il vizio più strutturale di tutti, e anche quello più difficile da vedere dall’interno — ed è esattamente il problema che un gestionale integrato come Arca Evolution è progettato per risolvere alla radice.

Vizi sì, ma non per sempre

C’è un vecchio proverbio che dice: “Il vizio entra come ospite e rimane come padrone.” Vale per le persone, ma vale ancora di più per le organizzazioni. Nelle aziende, i cinque problemi descritti sopra raramente arrivano all’improvviso: entrano in punta di piedi, sembrano soluzioni provvisorie accettabili, e nel tempo diventano il modo normale di fare le cose. Nessuno li ha scelti consapevolmente: si sono semplicemente accomodati.

Riconoscerli per quello che sono, delle abitudini superabili, è il primo passo per cambiarli. Da lì, il resto è il frutto di una scelta: non serve una rivoluzione, è sufficiente un aggiustamento di rotta.