L’Italia, si sa, è la terra della burocrazia per eccellenza. In nessun altro luogo al mondo fatture, ordini, raccomandare e incartamenti vari riescono a rallentare il lavoro e a far spendere più denaro del dovuto.
Ecco perché digitalizzare tutti questi processi è un bene per tutti: se la tecnologia può avere dei vantaggi, e li ha anche per le aziende meno tecnologiche, questi sono legati alla possibilità di liberarsi definitivamente della carta superflua.
Ne consegue anche un abbattimento dei costi e delle tempistiche relative alle diverse pratiche.
X-Order: un software per avere ordini e fatture in digitale
X-Order è un software del Gruppo CMT che gestisce cicli autorizzativi di documenti usando sia il formato classico che i dati strutturati che consentono il controllo automatico delle informazioni. Tutto questo non fa che velocizzare le attività di controllo e gestione del ciclo dell’ordine.
Gli ordini possono essere realizzati in formato di dati strutturati creandoli direttamente in piattaforma o integrandoli nel sistema gestionale.
Per trasformare l’azienda in una digitale al 100%, X-Order permette di gestire documenti in formato tradizionale, e cioè in PDF, ma anche in formato di dati strutturati, cioè XML che vengono visualizzati come se fossero in formato tradizionale. Ciò fa sì che l’efficienza lavorativa sia enormemente incrementata.
Con questo software possono essere decisi gli iter approvativi, che in genere sono soggetti ad approvazione da parte dei diversi responsabili del processo, permettendo di definirli ed impostarli in base ai diversi tipi di documentazioni, con il vantaggio di poter apporre una firma digitale prima che i documenti siano inviati all’esterno o messi a disposizione nel portale del servizio.
Il grande vantaggio dato dalla gestione in formato XML è quello di poter attivare dei controlli automatici, riconciliare ordini, DDT, approvare la fatturazione con le fatture dei fornitori.
I vantaggi della fatturazione elettronica e della sua gestione digitale
Il grande vantaggio della digitalizzazione dei processi è quello di poter ricevere dei file strutturati, il che evita di dover ricopiare i dati delle fatture all’interno di un sistema dato che si possono leggere e controllare non appena arrivano.
Ciò vuol dire eliminare del tutto il data entry, con conseguente risparmio in termini di spesa e di tempo, e dedicarsi a controllare la correttezza dei dati.
E se questo non bastasse, vengono azzerati i costi legati alla stampa (fogli e inchiostro), quelli legati alla spedizione delle raccomandate e si potrà anche fare a meno di un archivio fisico.
Marcello Affuso
