Per costruire correttamente un gruppo di lavoro è importante innanzitutto conoscere la differenza tra quest’ultimo e un gruppo. Mentre un gruppo è una pluralità basata sull’interazione dei membri, il gruppo di lavoro è un pluralità basata sull’integrazione dei membri a cui si arriva tramite l’interdipendenza, ovvero la consapevolezza dei membri di dipendere gli uni dagli altri. L’espressione dell’azione complessa del gruppo di lavoro è il lavoro di gruppo. Ma come costruire un gruppo di lavoro efficace?
Ecco le 7 variabili fondamentali del gruppo di lavoro:
1. Obiettivo
È il risultato atteso dal gruppo di lavoro coerente con i risultati attesi dall’organizzazione. Esso va chiarito, misurato e interpretato tramite la conoscenza e la negoziazione delle variabili ipotetiche (Individuali, organizzative ecc…). L’obiettivo di un gruppo di lavoro efficace deve essere S.M.A.R.T. ovvero: Specifico, Misurabile, Attuabile, Rilevabile e Temporalmente definito.
2. Metodo
È la regola del lavoro di gruppo e prevede il rispetto di regole e procedure predeterminate. Occorre dedicare in fase costitutiva tempo e attenzione a definire il metodo per procedere con efficacia.
È caratterizzato da 5 attività principali:
• Analisi delle risorse e dei vincoli: il gruppo esamina e verifica risorse e limiti per il raggiungimento degli obiettivi;
• Discussione: avviene in genere in tre modalità canoniche (giro di tavolo, iscrizione a parlare e ruota libera);
• Decisione: il metodo più usuale è quello della decisione a maggioranza ma esistono anche il metodo di decisione ad imbuto e l’utilizzo di una matrice a scelte pesate;
• Pianificazione dell’uso del tempo: il tempo è l’unica risorsa non reintegrabile, quindi va stabilita una scaletta e ciò si traduce poi nella costruzione dell’agenda di lavoro.
• Uso degli strumenti di problem solving: questi strumenti consentono ai gruppi di lavoro di produrre risultati.
3. Ruoli
I ruoli sono le parti assegnate ad ogni membro del gruppo di lavoro in base alle caratteristiche di ognuno. Ogni ruolo va definito in relazione agli altri e si definisce in base a una serie di aree chiave da presidiare durante il lavoro. Alcuni esempi di ruoli sono: conservatore, realizzatore, metodologo, negoziatore o comunicatore. Essi vanno assegnati in maniera esplicita e trasparente insieme ai compiti e le responsabilità ad essi correlati.
4. Leadership
La leadership ha la funzione di equilibrio tra membership e groupship e il leader è anzitutto un professionista di relazioni. Essa deve essere coerente con gli obiettivi del gruppo e orientata alla crescita degli individui, deve coordinare le capacità e i contributi dei membri del gruppo e garantire il riconoscimento dei bisogni individuali per sviluppare dei valori condivisi nel gruppo. Inoltre il leader non evita i conflitti ma li gestisce ragionando sui fatti e sulle cause. È importante che questa figura lavori con il gruppo e non per o su di esso poiché è determinante per le prestazioni, il clima, la comunicazione e le decisioni del gruppo di lavoro.
5. Comunicazione
La comunicazione è un processo che permette il funzionamento del gruppo di lavoro tramite lo scambio di informazioni al fine di raggiungere i risultati. Essa deve essere finalizzata alla presa di decisioni, alla gestione dei conflitti e molto altro. Deve privilegiare la raccolta e l’analisi di dati e fatti.
Una comunicazione è produttiva quando ottiene che il gruppo, pur partendo da punti di vista diversi, arrivi ad un risultato concreto, condiviso, misurabile; è, invece, inefficace quando è caratterizzata dal disinteresse, dalla noia, dalla confusione
6. Clima
Il clima è la variabile che individua la dimensione collettiva del gruppo di lavoro. È un insieme di elementi, sentimenti, opinioni che colgono l’atmosfera del gruppo. È caratterizzato da:
• Sostegno, ovvero la fiducia nella possibilità di ottenere risorse necessaria sia dai membri che dal leader;
• Calore, che rende chiara la qualità della relazione e la distanza interpersonale tra i membri del gruppo;
• Riconoscimento dei ruoli, che segnala la percezione ed accettazione delle differenze individuali e l’equilibrio raggiunto nella gestione dei conflitti;
• Apertura e feedback, due indicatori correlati con i processi di comunicazione.
7. Sviluppo
Lo sviluppo è la variabile che differenzia nettamente un gruppo da un gruppo di lavoro. Mentre un gruppo usa un sistema di competenze dei singoli, il gruppo di lavoro usa un gruppo di competenze autonomo e agisce come se fosse un soggetto unico. Ed è proprio nello sviluppo che si costruisce il sistema di competenze del gruppo di lavoro parallelamente alla crescita di quelle personali. Per garantire questo sviluppo è necessario l’impegno sinergico dell’organizzazione, del leader e dei membri del gruppo.
Come avrete notato, la costituzione di un gruppo di lavoro è un compito lungo e complesso e non si limita a mettere insieme una serie di professionisti per raggiungere un risultato. Eravate a conoscenza di queste 7 variabili?
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